Administration
Introduction
Anne • Ta coach
Bienvenue dans le département administratif !
Deviens employé de bureau et gère le courrier qui arrive au sein de la société.
Découvre :
- les factures électroniques avec Peppol
- l'encodage et le traitement de factures
- la signature électronique (eSignature)
Il est temps de s'y mettre, adieu l'encodage ennuyeux et fastidieux !
1. Active Peppol
Ysaline • La super assistante
Nos fournisseurs vont commencer à nous envoyer leurs factures via Peppol. Peux-tu activer Peppol pour que nous puissions recevoir et réviser les factures ?
Toi
Je m'en charge ! Dans l'application Comptabilité, j'ouvre la Configuration → Paramètres et j'active la facturation électronique pour connecter Woody Furinture au réseau Peppol. Étant donné que les informations de l'entreprise sont encodées, je peux directement activer Peppol (Démo).
Ysaline • La super assistante
Super ! Fais attention à ce que les factures soient reçues comme documents dans la boîte de réception de l'application Documents et qu'elles reçoivent automatiquement l'étiquette "Peppol".
Qu'est-ce que Peppol ?
Peppol est un réseau international qui permet l'échange automatique et sécurisé de factures électroniques. On peut le comparer à un système postal, mais au lieu de lettres, il achemine des fichiers de données structurés (souvent au format XML) directement entre des systèmes informatiques.
Pour utiliser le réseau Peppol, les entreprises doivent se connecter via un point d'accès Peppol certifié, tel qu'Odoo, qui leur permet d'envoyer et de recevoir des documents électroniques en toute sécurité.
Qu'est-ce que le XML ?
Le XML (eXtensible Markup Language) est un format textuel permettant de stocker et d'organiser des données. Il utilise des balises personnalisées (par exemple, <name>, <price> ou <date>) pour décrire ce que représente chaque élément d'information et les relations entre les différentes données. Sa structure étant clairement définie, les données XML peuvent être lues, échangées et traitées de manière fiable aussi bien par les utilisateurs que par les ordinateurs.
2. Crée des factures fournisseurs
Ysaline • La super assistante
Maintenant que tout est configuré, ouvre l’application Documents. Les factures se trouvent dans le dossier Boîte de réception.
Sélectionne les factures grâce à la vue Liste 
et utilise le bouton 
Action pour les déplacer vers le dossier Achats afin que nous puissions les traiter à partir de là.
Toi
Une fois dans le dossier Achats, je sélectionne toutes les factures à l'aide de la vue Liste et je crée des factures fournisseurs.
Cela les transfère vers l'application de comptabilité et les convertit en factures électroniques, ce qui nous permet de les examiner et de les traiter.
3. Valide les factures
Ysaline • La super assistante
Dans l'application Comptabilité, les factures ont été traitées grâce à leur format XML. Peux-tu aller dans le journal des Achats pour les vérifier une à une ?
Toi
Ok, je révise chacune des factures brouillons avant de les valider. Pour la facture d'assurance, je vois qu'il manque la période d'assurance sur la facture électronique. J'ajoute la date de début et la date de fin et je confirme la facture.
Tu peux retrouver les fichiers PDF et XML de chacune des factures dans le chatter en bas de la page.
4. Signe l'accord
Ysaline • La super assistante
Un fournisseur nous a envoyé un nouvel accord à signer. Je l'ai mis dans les Documents, catégorie Contrats.
Sélectionne-le et utilise l'action Signer en haut de l'écran.
Toi
Je m'en occupe !
Je glisse le champ signature en bas du document,
et je signe maintenant.
Finalement, je valide et envoie le document complété.
Tu peux retrouver le document signé dans l'application Signature grâce à la magie de l'intégration.