Administration
Introduction
Anne • Ta coach
Bienvenue dans le département administratif !
Deviens employé de bureau et gère le courrier qui arrive au sein de la société.
Découvre :
- l'encodage et le traitement de factures
- l’intelligence artificielle (IA)
- la signature électronique (eSignature)
Il est temps de s'y mettre, adieu encodage ennuyeux et fastidieux !
1. Scanne le courrier du jour
Emma • La super assistante
Dans le bac à courrier à côté de ton ordinateur, prends tout le courrier pour le scanner en une fois.
Toi
Je m'en charge !
Emma • La super assistante
Pour scanner dans le bon sens, suis les instructions collées sur la table.
2. Traite le courrier
Emma • La super assistante
Ouvre l’application Documents. Tes documents scannés se trouvent dans le dossier Internal.
Toi
Ok, je sélectionne le PDF.
Comme j'ai plusieurs documents en un fichier,
j'utilise l'icône diviser en haut à droite.
Je sélectionne ensuite l'ensemble de mes
mes documents scannés et je crée des factures fournisseur afin de les envoyer en comptabilité.
3. Valide les factures
Emma • La super assistante
Dans l'application Comptabilité, les factures ont été traitées grâce à l'intelligence artificielle.
Peux-tu aller dans les factures fournisseurs pour les vérifier une à une ?
Toi • Comptable
Ok, pour chacune des factures brouillons, je compare les informations encodées par l'IA avec celles du PDF. Je corrige si nécessaire et confirme la facture.
4. Signe l'accord
Emma • La super assistante
Un fournisseur nous a envoyé un nouvel accord à signer. Je l'ai mis dans les Documents, catégorie Contrats.
Sélectionne-le et utilise l'action Signer en haut de la page.
Toi
Je m'en occupe !
Je glisse le champ signature en bas du document,
et je signe maintenant.
Finalement, je valide et envoie le document complété.