Administratie
Inleiding
Anne • Je coach
Welkom bij de administratieafdeling!
Word kantoormedewerker en behandel de binnenkomende facturen.
Ontdek:
- de codering en de verwerking van facturen
- de kunstmatige intelligentie (AI)
- het maken van afschrijvingskaarten
- de digitale handtekening (e-Sign)
Laten we beginnen. Zeg vaarwel tegen het saaie en vervelende invoerwerk!
1. Scan de post van de dag
Laurence • De superassistente
Neem alle post in het postvak naast je computer en scan het in één keer.
Jij •
Boekhouder
Komt voor elkaar!
Laurence • De superassistente
Om in de juiste richting te scannen, volg de instructies op de tafel.
2. Behandel de post
Laurence • De superassistente
Open de Documenten applicatie. Je gescande documenten bevinden zich in de Postvak.
Jij •
Boekhouder
Oké, ik selecteer de PDF.
Aangezien ik meerdere documenten heb in één file, ga ik ze eerst splitsen via de actie 
bovenaan.
Vervolgens kan ik de gescande facturen selecteren en leveranciersfacturen aanmaken om ze naar de boekhouding te sturen.
3. Kijk de facturen na
Laurence • De superassistente
Kun je de leveranciersfacturen verwerken die we zojuist hebben ontvangen in de Boekhouding app? Onder de gescande facturen bevindt zich een investeringsfactuur (Cool Blue) en een vervaldagbericht voor onze autoverzekering (Ethias).
Jij •
Boekhouder
Oké, ik zie al gegevens die moeten worden gecorrigeerd. Voor de investeringsfactuur moet de rekening worden gewijzigd en vervangen door 240000. Wanneer ik de factuur bevestig, krijg ik een knop Activa te zien waarmee ik automatisch een afschrijvingstabel kan genereren.
Wil je dat ik een uitgestelde boeking maak voor de verzekeringskost?
Laurence • De superassistente
Tuurlijk, kan je me uitleggen hoe je dat doet?
Jij •
Boekhouder
Het is simpel! Voordat ik de factuur valideer, geef ik de begin- en einddatum van het contract op. Zodra ik deze bevestig, regelt het systeem alles.
Via de knop Uitgestelde boekingen hoef ik alleen maar de automatische boekingen te controleren.
Wat betreft de laatste factuur, ik moet nog wat informatie toevoegen en dan kan ik deze bevestigen.
Wist je dat?
Een investering is een duurzaam actief waarvan de kosten over meerdere jaren zullen worden afgeschreven. Over het algemeen dient de verwachte levensduur als referentie.
"Uitgestelde boekingen" zijn kosten die je nu hebt betaald, maar die betrekking hebben op een toekomstige periode, zoals verzekeringen.
4. Onderteken de overeenkomst
Laurence • De superassistente
Een leverancier heeft ons een nieuwe overeenkomst opgestuurd om te ondertekenen. Het bevindt zich in Documenten, categorie contract. Selecteer het en gebruik de Ondertekenen actie.
Jij
Geen probleem!
Ik sleep het handtekeningveld onderaan de pagina, en ik onderteken het document nu.
Tot slot, bevestig en verzend ik het voltooid document.
Je kan het ondertekende document terugvinden in de Ondertekenen app dankzij de magie van integratie.