Administration
Introduction
Anne • Ta coach
Bienvenue dans le département administratif !
Deviens comptable et traite les factures qui arrivent au sein de la société.
Découvre :
- l'encodage et le traitement de factures
- l’intelligence artificielle (IA)
- la création d'un tableau d'amortissement
- la signature électronique (eSignature)
Il est de temps de s'y mettre, adieu encodage ennuyeux et fastidieux !
1. Scanne le courrier du jour
Ysaline • La super assistante
Dans le bac à courrier à côté de ton ordinateur, prends tout le courrier pour le scanner en une fois.
Toi
Je m'en charge !
Ysaline • La super assistante
Pour scanner dans le bon sens, suis les instructions collées sur la table.
2. Traite le courrier
Ysaline • La super assistante
Ouvre l’application Documents. Tes documents scannés se trouvent dans le dossier Boîte de réception.
Toi
Ok, je sélectionne le PDF.
Comme j'ai plusieurs documents en un fichier,
j'utilise l'action 
diviser le PDF en haut de l'écran.
Je sélectionne ensuite l'ensemble de mes documents scannés et j'en crée des factures fournisseur afin de les envoyer en comptabilité.
3. Vérifie les factures
Ysaline • La super assistante
Peux-tu traiter les factures fournisseurs que nous avons reçues dans l'application Comptabilité?
Parmi les factures scannées, il y a une facture d'investissement (Cool Blue) et un avis d'échéance pour nos assurances voiture (Ethias).
Toi • Comptable
Ok, je vois déjà des données à corriger.
Pour la facture d'investissement, il faut modifier le compte et le remplacer par le 240000.
Ainsi, lorsque je confirme la facture, j'obtiens un bouton Actifs grâce auquel je peux obtenir un tableau d'amortissement automatiquement.
Veux-tu que je reporte également la charge d'assurance pour nos assurances voitures ?
Ysaline • La super assistante
Bien sûr, tu peux m'expliquer comment tu fais?
Toi • Comptable
C'est simple ! Avant de valider la facture, j'indique la date de début et de fin du contrat. Dès que je la confirme, le système s'occupe de tout.
Via le bouton Écritures à reporter, je dois juste vérifie les écritures automatiques.
Concernant la dernière facture, je dois encore ajouter une information et puis je pourrai la confirmer.
Le savais-tu ?
Un investissement est un bien durable dont le coût sera
amorti sur plusieurs années. En général, c'est sa durée de vie probable qui fera référence.
La charge à reporter est une dépense que tu as payée maintenant, mais qui concerne une période future, tel qu'une assurance.
4. Signe l'accord
Ysaline • La super assistante
Un fournisseur nous a envoyé un nouvel accord à signer. Je l'ai mis dans les Documents, catégorie Contrats. Sélectionne-le et utilise l'action Signer.
Toi
Je m'en occupe !
Je glisse le champ signature en bas du document,
et je signe maintenant.
Finalement, je valide et envoie le document complété.
Tu peux retrouver le document signé dans l'application Signature grâce à la magie de l'intégration.