Administratie
Inleiding
Anne • Je coach
Welkom bij de administratieafdeling!
Word kantoormedewerker en behandel binnenkomende documenten.
Ontdek:
- elektronische facturatie met Peppol
- de verwerking van facturen
- de digitale handtekening (e-Sign)
Laten we beginnen. Zeg vaarwel tegen saai en tijdrovend invoerwerk!
1. Activeer Peppol
Laurence • De superassistente
Hallo! Onze leveranciers zullen hun facturen voortaan via Peppol versturen. Kun je Peppol activeren, zodat we deze facturen kunnen ontvangen en verwerken?
Jij
Natuurlijk! In de Boekhouding applicatie open ik Configuratie → Instellingen en activeer ik de electronische facturatie om Woody Furniture aan te sluiten op het Peppol-netwerk.
De bedrijfsgegevens zijn al ingevuld, dus ik kan Peppol activeren (Demo).
Laurence • De superassistente
Super! Zorg ervoor dat inkomende leveranciersfacturen worden ontvangen als documenten in de map ‘Postvak in’ van de Documentenapp, en het label ‘Peppol’ krijgen.
Wat is Peppol?
Peppol is een internationaal netwerk voor het veilig en automatisch uitwisselen van elektronische facturen. Je kunt het vergelijken met een digitaal postsysteem: in plaats van papieren brieven worden gestructureerde elektronische documenten (meestal in XML-formaat) rechtstreeks tussen computersystemen uitgewisseld. Om gebruik te maken van het Peppol-netwerk moet een bedrijf zich aansluiten via een gecertificeerd Peppol Access Point, zoals Odoo. Via zo'n Access Point kunnen elektronische documenten veilig worden verzonden en ontvangen.
Wat is XML (eXtensible Markup Language)?
XML is een tekstgebaseerd formaat voor het opslaan van gegevens. Het maakt gebruik van beschrijvende tags, zoals <name>, <price> en <date>, om aan te geven welke informatie een gegeven bevat en hoe verschillende gegevens met elkaar samenhangen. Dankzij deze gestandaardiseerde structuur kunnen zowel mensen als computers XML-gegevens eenvoudig lezen, uitwisselen en verwerken.
2. Maak leveranciersfacturen aan
Laurence • De superassistente
Nu alles is ingesteld, open je de applicatie Documenten. In Postvak In vind je de facturen terug.
Selecteer de facturen via de lijstweergave 
.
Gebruik de 
Actie knop om ze te verplaatsen naar de map Aankopen om ze van daaruit verder te verwerken.
Jij
In de map Aankopen selecteer ik alle facturen via de lijstweergave en maak ik leveranciersfacturen aan.
Hierdoor worden de documenten doorgestuurd naar de Boekhouding app en omgezet in elektronische facturen, klaar om te worden gecontroleerd en verwerkt.
3. Bevestig de facturen
Laurence • De superassistente
In de Boekhouding applicatie worden de facturen reeds ingelezen dankzij hun XML-formaat.
Ga naar het Inkoop dagboek en controleer ze één voor één.
Jij
Oké, ik controleer de conceptfacturen en verbeter ze waar nodig voordat ik ze bevestig.
Bij de verzekeringsfactuur ontbreekt de verzekeringsperiode. Ik voeg de begin- en einddatum toe en bevestig daarna de factuur.
Je vindt de PDF- en XML-bestanden van elke factuur terug
in de chatter onderaan de pagina.
4. Onderteken de overeenkomst
Laurence • De superassistente
Een leverancier heeft ons een nieuwe overeenkomst gestuurd om te ondertekenen.
Je vindt deze in de applicatie Documenten, in de map Contracten.
Selecteer de overeenkomst en gebruik de Ondertekenen actie boven de pagina.
Jij
Geen probleem!
Ik sleep het handtekeningveld onderaan de pagina, en ik onderteken het document nu.
Tot slot, bevestig en verzend ik het voltooid document.
Je kan het ondertekende document terugvinden in de Ondertekenen app dankzij de magie van integratie!